Die Wasserburg Anholt erhielt mit TOP3 ein neues Veranstaltungsmanagement samt Gutscheinverwaltung und Online-Shop, zwei Kassenplätze (Wasserburg und Hotelbetrieb in der Vorburg) sowie neue Ticketdrucker und Funkhandscanner.
Welche Ziele und Herausforderungen es in der Planung und Umsetzung des neuen Besuchermanagement-Konzeptes gab, erfahren Sie in unserem Interview mit Angela Christians (Bereich Tourismus/Marketing/PR, Wasserburg Anholt).

Welche Ziele verfolgten Sie mit dem neuen Zusammenspiel (Wasserburg/Hotel und Veranstaltungsmanagement)? 

Die seit 1641 vom Fürstenhaus zu Salm privat bewohnte Wasserburg Anholt ist bereits seit vielen Jahrzehnten gleichzeitig auch ein für Besucher geöffneter touristischer Anziehungspunkt im westlichen Münsterland. Neben der Besichtigungsmöglichkeit der Sammlungen in der Hauptburg ist auch der historische Schlosspark Bestandteil des Angebotes. Die zunehmenden Anforderungen einer Digitalisierung des Gästemanagements und der Besucherlenkung an touristische Leistungsträger hatte schon vor der Corona-Pandemie deutlich zugenommen und stand demnach bereits auf der To-do-Liste.

Was war der Anstoß zur Entscheidung für die neue digitale Verknüpfung?

Die Auswirkungen der Pandemie auf die Branche haben diesen Prozess nochmals deutlich forciert. Das Parkhotel in der Vorburg, dass durch einen Pächter betrieben wird, ist für das Gesamtensemble Wasserburg Anholt ein sehr wichtiger Partner, der auch nochmals einen anderen Gästekreis als Zielgruppe anspricht, die aber ebenfalls das vorhandene Angebot während des Aufenthaltes nutzen. Auch hier bestand im Vorfeld bereits der Wunsch nach einer entsprechenden digitalen Verknüpfung.        

Was ist zu beachten, wenn man Zutrittsanlagen in einem Burg-Gemäuer integriert?

Der Denkmalschutz ist sicherlich eine der größeren Herausforderungen, denn hier ist es sehr wichtig gewesen, die Optik der Zutrittsanlage so einzupassen, dass man dieses als „gewachsenes“ Element und nicht als Fremdkörper wahrnimmt, und gleichzeitig das Gesamtambiente harmonisch bleibt. 

Die Anforderung war eine moderne, funktionale Technik nach heutigem Standard zu integrieren, aber gleichzeitig dezent zu bleiben. Gerade für historische Gebäude kann man in der Regel da nichts „von der Stange“ nehmen, sondern braucht individuelle Lösungen, die der Örtlichkeit gerecht werden. 

Welchen Zweck sollten die neuen Zutrittsanlagen erfüllen? 

Die Besucher-Zutrittskontrollen sind jetzt an den Ein- und Ausgängen des Schlossparks integriert. Die alte Zutrittsanlage konnte gut überarbeitet werden. Außer der Drehkreuz-Eintrittskontrolle gibt es noch einen zweiten barrierefreien Eintritt. Dieses war auch eine wichtige Anforderung für uns. Ansonsten ist der technische Anschluss an sich auch eine Herausforderung gewesen. Bedingt durch den ländlichen Raum und in direkter Grenznähe zu den Niederlanden, gibt es besondere Rahmenbedingungen für unsere Digitalisierungswünsche.

Wie lange sind Sie in die Vorkonzeption der kompletten Anlage gegangen? Wie war der Ablauf?

Die Überlegungen reiften bereits eine Weile, wurden dann aber ab Sommer 2020 aktiv angegangen. Die ersten Vorgespräche und Vorüberlegungen mit Beckerbillett und dormakaba hatten schon stattgefunden und konnten dann nach notwendigen Vorarbeiten unsererseits im letzten Jahr realisiert werden. Auch die Einrichtung der TOP3-Kassensoftware, die Schulung der Mitarbeiter und die Inbetriebnahme des Systems im Spätsommer 2021 liefen wie geplant ab. Anschließend wurde auch das Hotel als Partner an das System angebunden. Die Tickets können jetzt an die Hotelgäste, Besucher der Gastronomie und auch außerhalb unserer Kassen-Öffnungszeiten verkauft werden. Im letzten Schritt wurde dann im November noch der Online-Shop eingerichtet und aktiviert.       

Welche Vorteile bringt TOP3 für Ihr Veranstaltungsmanagement? 

Den großen Mehrwert sehen wir künftig vor allem in der Gästesteuerung, die uns über die feste Terminbuchung mit Platzkontingenten gleichzeitig auch eine effizientere Personalplanung ermöglicht. Auch die Auswertungsstatistiken, die das System zur Verfügung stellt, sind eine Erleichterung bei der Analyse der Besucherdaten. Bislang nutzen wir TOP3 in erster Linie für die Eintrittstickets in die Parkanlage. Führungen durch das Haus werden ab Sommer wieder angeboten, so dass hier im nächsten Schritt die entsprechenden Angebote in TOP3 eingearbeitet werden und wir den Umfang der Nutzung sukzessive erweitern werden. Und nicht zuletzt wollen wir auch ein zeitgemäßes Serviceangebot für unsere Besucher anbieten im Hinblick auf den Onlinekauf als kontaktlose Zugangsoption. 

Gab es spezielle technische Anforderungen, die unbedingt erfüllt werden mussten? 

Die sichere Integration der Hard- und Software in das hauseigene Netzwerk war eine wichtige Bedingung, die teils etwas herausfordernd war. Auch die Einbindung des Systems in das separate Netzwerk des Hotelbetriebes kam hier zusätzlich als Aufgabe hinzu. Aber auch die Hardware im Außeneinsatz musste technisch verlässlich angebunden werden an dieser besonderen, historischen Örtlichkeit.   

Wie hoch war der Testing-Aufwand (QM)? 

Da wir zunächst nur mit wenigen Leistungen/Artikeln begonnen haben, war hier der Aufwand bislang überschaubar. Zudem hatten wir eine sehr angemessene Phase für „Trockenübungen“ an der Kasse vor dem Go-Live, so dass hier alle Mitarbeiter sehr gut eingearbeitet werden konnten auf das neue System. Auch die TOP3-Systemschulungen für die Admins und später dann den Online-Shop waren vom Aufwand gut überschaubar und umsetzbar.

Wie lief der Livegang? 

Wie bei jedem neuen System gibt es immer noch ein paar Kleinigkeiten, die man dann erst im laufenden Betrieb feststellt und nachjustieren muss. Im Großen und Ganzen waren wir aber sehr zufrieden mit der gesamten Umsetzung und sind auch überzeugt, dass sich die vollen Möglichkeiten bei uns erst noch so richtig entfalten werden, wenn wir auch unser gesamtes Besucherangebot wieder hochgefahren haben.  

Was sind Ihre nächsten Ziele? Planen Sie noch weitere technische Erweiterungen? 

Ideen und Pläne gibt es natürlich. Wie bereits kurz geschildert, kommt im nächsten Schritt die Wasserburg wieder mit in unser Portfolio – hier wird dann ein Handscanner in der Hauptburg zum neuen Einsatz kommen, evtl. auch dann schon die neue mobile Kasse von Beckerbillett. 

Werden Sie auch die Global API einsetzen? 

Ja, dies ist nach der anstehenden Wiedereröffnung des Hauses ab Sommer für uns der nächste logische Schritt, um eine größere Vertriebsreichweite unseres Angebots durch die Integration weiterer Shop-Anbieter zu erzielen. Die Schnittstelle Global API wird für uns eine perfekte digitale Unterstützung sein.